Comment la COVID-19 transforme le travail à distance

Julie Stich est une des millions d’employés qui s’est soudainement retrouvée à travailler sur sa table de cuisine plutôt qu’à son bureau en raison de la crise de la COVID-19. « Je n’aurais jamais pensé faire cela », affirme cette vice-présidente des contenus à l’International Foundation of Employee Benefit Plans. « Les premiers jours, j’étais complètement désorientée. »

Soudainement, ce qui était généralement vu comme une option de travail convoitée est devenu une nécessité : face à la propagation rapide de l’épidémie, les employeurs ont été forcés de mettre à l’essai des politiques de travail à distance pour assurer aux employés de services non essentiels le maintien d’une distance physique pendant une certaine période. À mesure que la pandémie s’intensifie, les travailleurs s’installent un bureau à la maison, s’adaptent à de nouvelles technologies qui leur permettent de rester en contact avec leurs supérieures et leurs collègues, et tentent de maintenir leur productivité malgré toutes les distractions présentes dans leur domicile.

De nombreux experts prédisent que cette expérience de travail à la maison qui s’est imposée par nécessité deviendra la nouvelle norme dans le futur. « Je pense que ce qui va se passer, c’est que les employeurs et les gestionnaires qui avaient auparavant des appréhensions à l’égard du travail à distance – parce qu’ils croyaient peut-être que les employés ne seraient pas aussi productifs ou dédiés à leur travail en étant à la maison – eh bien, cette expérience sociale les fera changer d’idée », commente Julie Stich.

Jason Kennedy, directeur des conseillers, secteur de la santé chez TELUS Santé, abonde dans le même sens. « Je vois que l’économie basée sur les contacts en personne est en train de changer radicalement, estime-t-il. La COVID-19 imposera un changement des mentalités dans les entreprises. Cette idée que les réunions doivent se faire en personne pour être productives ou qu’il faut prendre un avion pour assister à une rencontre… En l’espace de trois mois, nous aurons réussi à prouver que les affaires peuvent se poursuivre sans que tout cela soit nécessaire. »

Ce que les employés veulent vraiment.

La fréquence du travail à distance avait déjà explosé avant la crise de la COVID-19. Plus de 50 % des employés dans le monde travaillent à distance au moins 2,5 jours par semaine, d’après un sondage de l’International Workplace Group (IWG) mené en 2019 auprès de 15 000 gens d’affaires de 80 pays. Au Canada, 43 % des professionnels disent que leur employeur offre des options de travail à distance et plus de 60 % d’entre eux profitent de cet avantage.

La fréquence du travail à distance a augmenté en réponse aux demandes des travailleurs et grâce au développement de solutions technologiques telles que Zoom, Skype, FaceTime, Slack et Microsoft Teams, qui facilitent plus que jamais la connexion entre les employés qui travaillent à domicile et leur siège social. Les employés, en particulier les millénariaux, aspirent à plus de liberté et de flexibilité et les employeurs répondent à cette demande par des politiques de travail à domicile qui leur assurent d’attirer et de retenir les meilleurs talents.

« Les politiques de travail flexibles se classent en tête de liste des avantages recherchés par les employés », affirme Julie Stich. Le travail à distance permet aux employés d’améliorer leur conciliation travail-vie personnelle, en leur permettant de réduire leur temps de déplacement, de contourner les politiques de bureau, d’avoir plus de temps pour préparer des repas sains à la maison, de faire de l’exercice et de faire leurs courses au milieu de la journée, tout en passant plus de temps avec leur famille. Les économies en temps et en argent que les employés peuvent réaliser en travaillant à la maison sont considérables – l’équivalent de 11 jours et jusqu’à 4000 $ par année, selon la firme de recherche Global Workplace Analytics. Sachant tout cela, il n’est pas surprenant d’apprendre que les rapports d’Indeed Canada font état d’une augmentation de 111 % depuis 2017 des recherches d’emploi de type « travail à domicile ».

En fait, cette attirance pour le travail à domicile est tellement forte que 36 % des employés canadiens disent qu’ils seraient prêts à envisager une réduction de leur salaire pour pouvoir en profiter.

De leur côté, les employeurs qui permettent le travail à distance bénéficient des avantages d’une économie sur les coûts de l’espace de travail et d’une réduction de l’absentéisme (selon l’enquête de Global Workplace Analytics, un employeur typique peut économiser en moyenne 11 000 $ par année pour chaque télétravailleur à temps partiel). Les autres avantages comprennent l’amélioration du moral des employés, l’augmentation de leur productivité, la réduction du roulement de personnel et la diminution des coûts de l’assurance maladie.

Un autre avantage pour les employeurs, c’est que le travail à distance leur permet de recruter les meilleurs talents sans être limités par les contraintes géographiques. « Je pense que cela va changer notre façon de travailler dans le futur », prédit Angie Ng, directrice des ressources humaines chez Novo Nordisk, une entreprise basée à Mississauga qui engage 346 employés dans l’ensemble du pays, qui travaillent tous à domicile depuis la mi-mars. « Cela offrira sûrement aux employés de nouvelles occasions de développement professionnel – si vous vivez en Colombie-Britannique et que vous avez une offre de travail en Ontario, vous n’aurez plus à vous déplacer physiquement. Le travail virtuel sera la nouvelle norme. »

Afin d’assurer des modalités efficaces de travail à domicile, les employés doivent avoir accès à des ressources technologiques, à des moyens efficaces de rester en contact avec leur siège social et à des outils qui entretiennent leur motivation et leur productivité. Les employeurs, pour leur part, doivent définir leurs attentes sur le plan de la productivité et assurer une communication continue. « Il ne suffit pas de fournir aux gens des ordinateurs portables et un accès à un réseau privé virtuel, note Jason Kennedy. Pour assurer l’engagement et la collaboration des employés dans un monde virtuel, nous devons aussi fournir tout ce dont les membres d’une équipe ont besoin pour se sentir à l’aise et soutenus. » 

Programmes numériques de bien-être en plein essor.

On s’attend à ce que la popularité du travail à distance corresponde aussi à une popularité grandissante des programmes numériques de bien-être et des initiatives de soins virtuels. Matthew Gaudry, directeur, soutien et gestion des produits pour les clients collectifs chez Canada Vie, estime que bien qu’on ne perçoive pas encore une motivation importante des employeurs pour l’adaptation de leurs régimes d’assurance à la mise en place de modalités pour le travail à domicile, on note un grand intérêt pour les services pouvant être offerts à distance. « La prestation de soins de santé virtuels s’adapte très bien aux environnements de travail à distance et nous nous attendons à ce que la demande pour ces services s’accroisse au fur et à mesure de la mise en œuvre des modalités de travail à distance. »

« Pour l’employeur, le but premier d’un régime d’assurance est de s’assurer que les employés sont heureux, en bonne santé et productifs dans leur lieu de travail. Cela ne change pas beaucoup avec la mise en place de modalités de travail flexibles, souligne Matthew Gaudry. Le besoin des employés de participer activement à leur santé reste le même, mais les défis peuvent être différents et ils devront trouver d’autres façons de rester actifs. »

Chez Novo Nordisk, plusieurs avantages relatifs au bien-être sont maintenant offerts afin d’améliorer la productivité des employés et de remédier aux éventuels problèmes de santé mentale durant cette période d’incertitude. La semaine même où les employés ont dû commencer à travailler à la maison, on leur a offert des consultations en ligne gratuites avec un spécialiste en ergonomie qui pouvait les conseiller sur la meilleure façon d’aménager leur poste de travail à domicile, ainsi qu’un programme de six semaines de séances bihebdomadaires de pleine conscience pour les aider à gérer le stress et à améliorer leur résilience. De plus, des séances virtuelles d’exercices animées par un entraîneur sont offertes trois fois par semaine à divers moments de la journée afin de répondre aux besoins des employés travaillant dans les différents fuseaux horaires d’un bout à l’autre du pays. Dès la première semaine où ces séances d’entraînement physique ont été offertes, plus du tiers des employés s’y étaient inscrits, indique Angie Ng. « Nous naviguons actuellement en territoire inconnu et c’est la façon que nous avons trouvée pour préserver la santé mentale, physique et émotionnelle de nos employés pendant cette période. »

Le travail à domicile : la nouvelle norme.

« La crise sanitaire mondiale a changé notre perception du travail à domicile : avant la pandémie, nous croyions que cette façon de travailler ne convenait pas à tous les postes ou à toutes les personnes. La nécessité imposée par la COVID-19 a changé cette perception », constate Jason Kennedy.

Pour les employeurs, le maintien d’une bonne communication, d’une reddition de compte systématique et d’une collaboration étroite, de même que la prise en charge des problèmes technologiques en temps opportun resteront les priorités à venir.

Une chose est sûre : le travail à distance – qui a connu une croissance de 159 % entre 2005 et 2017 (chiffres pour les États-Unis) – est là pour de bon.

« Les employeurs devront trouver de nouvelles façons de surveiller la productivité et les résultats du travail des employés, tout en veillant aussi à créer des occasions d’interactions sociales entre les pairs et les collègues de travail », fait remarquer Matthew Gaudry de chez Canada Vie. « Pour assurer le succès de la mise en œuvre de ces modalités de travail flexibles, il est essentiel de mettre en place les bons outils qui feront que les employés se sentiront soutenus. »