Des pharmacies du Grand Nord passent d’Assyst Rx à Ubik
Amélie Fortin, pharmacienne chef à la tête du département régional de la pharmacie pour le Conseil Cri de la santé et des services sociaux de la Baie James (CCSSSBJ) et anciennement co-propriétaire d’une pharmacie communautaire, témoigne de sa transition de la solution de gestion d'officine Assyst Rx à UbikMD.
Accompagnée d’une équipe multidisciplinaire de TELUS Santé dédiée aux transitions vers Ubik, elle nous parle de cette transition réussie grâce à un travail d’équipe rigoureux, une bonne préparation de l’équipe en pharmacie et un service personnalisé de grande qualité qui a changé la donne.
La réalité du Conseil Cri de la santé et des services sociaux de la Baie James
Le Conseil Cri comprend 9 communautés desservies par 3 pharmacies pôles où 85 à 90 % du travail effectué se concentre sur le service de pharmacie communautaire : gestion des ordonnances et renouvellement de médicaments chroniques, traitement à domicile, conseils médicaux… En parlant du besoin initial de moderniser leur solution d’officine, Amélie Fortin affirme : « On avait besoin d'un outil très performant pour pouvoir agir pleinement à titre de pharmacie communautaire, il fallait faire évoluer notre solution de gestion d’officine pour moderniser notre pratique. » L’objectif étant d’alléger les tâches administratives, améliorer la distribution et permettre un meilleur suivi clinique.
Le choix de passer à Ubik s’est imposé
Amélie Fortin explique : « Quand on connaît la complexité de gérer une pharmacie, la solution d’officine utilisée au quotidien peut vraiment jouer un rôle non négligeable dans l’exécution des tâches de chaque membre de l’équipe. »
Ubik correspondait à de nombreux critères exigés par le département régional de la pharmacie pour le CCSSSBJ comme sa capacité de soutenir les services cliniques, la possibilité pour les patients de voir leur dossier puis de renouveler leurs ordonnances en ligne, et avoir des agendas communs entre les employés. De plus, Ubik est une solution de nouvelle génération, un outil fiable qui fait ses preuves depuis plus de 10 ans. La traçabilité offerte par Ubik a aussi été une caractéristique importante. On sait qui est responsable de quoi, on peut agir si quelqu’un a de mauvais comportements, ou s’il fait des choses qu’il ne devrait pas. Et s’il arrive un accident, on peut retracer qui a fait quoi dans le dossier du patient.
Côté technologie, les machines PACMED acquises par le CCSSSBJ il y a deux ans pourront enfin entrer en fonction et fabriquer les sachets de médicaments comme prévu grâce à la mise en place d’Ubik. Même le fax, encore utilisé par les pharmaciens, a été intégré à la solution de gestion d’officine. Il a également fallu configurer toutes les imprimantes thermiques et laser ainsi que tous les numériseurs, selon chaque poste (une trentaine en tout).
L’aspect bilingue de la solution d’officine Ubik a aussi été un atout, car « la majorité des employés (autochtones) fonctionnent uniquement en anglais », comme le remarque Amélie Fortin.
Chose certaine, comme l’affirme Amélie Fortin : « l’équipe TELUS Santé a été présente tout le long du processus de transition, avant, pendant et après, pour adapter efficacement la solution d’officine à la réalité des pharmacies et offrir une migration harmonieuse. »
L’équipe en pharmacie s’est rapidement habituée à Ubik
C’est avec une grande satisfaction que la pharmacienne en chef a rejoint les 335 pharmacies qui ont fait le choix d’Ubik. « On a beaucoup de pharmaciens remplaçants ici. Sur 12 postes temps plein, j’en ai seulement 6 de comblés, mais ce logiciel est tellement facile qu’en 1 h ou 2, n’importe quel pharmacien se sent à l’aise et vraiment confortable au bout de quelques jours. Même nos assistants techniques ont été capables de faire la transition vers Ubik parce que les boutons, les fonctionnalités et l’interface en anglais sont faciles à comprendre. » constate Amélie. Les patients, quant à eux, vont pouvoir commander leurs médicaments à l’automne.
La pharmacienne ajoute avec fierté : « Le 1er février, on était avec Assyst Rx, puis le 2 février, on était avec Ubik, comme ça, du jour au lendemain. C’était incroyable ! À l’interne, les gens n’en revenaient pas. Tout le monde était fonctionnel, la pharmacie a continué de rouler parce que tout s’est fait de façon concertée. »
L’importance de bien préparer l’équipe en pharmacie
Amélie a conscience que les pharmacies qui n’ont pas encore fait la transition de Assyst Rx à Ubik peuvent dans certains cas hésiter par peur de perdre du personnel en place depuis plusieurs années. Pourtant, la formation d’une nouvelle personne est bien plus facile sur Ubik que sur Assyst Rx, logiciel moins intuitif et qui demandait de retenir trop de codes.
L’équipe de TELUS Santé qui accompagne les pharmacies dans leur transition insiste sur l’importance d’accompagner les équipes très tôt dans le processus pour les mettre en confiance et les rassurer sur toutes les étapes avec beaucoup d’implication, de transparence et d’explications. Le chargé de projet de TELUS Santé responsable de la transition au CCSSSBJ mentionne : « La clé, c’est la préparation, une préparation psychologique qui doit se faire très tôt en amont pour que la pente soit la moins raide possible. »
Ce projet de transition avec le CCSSSBJ est unique dans la mesure où 100 % de l’intervention technique s’est déroulée à distance, qu’il s’agisse de la formation, de l’installation ou des tests, étant donné le contexte particulier de la pandémie qui empêchait tout déplacements et rencontres en présentiel. Cela a demandé un travail tripartite entre l’équipe du département de pharmacie, l’équipe TELUS Santé et l’équipe IT du Conseil Cri. Grâce au cyberapprentissage, l’équipe en pharmacie a eu de la formation en direct. Elle a pu créer des dossiers, des prescriptions, etc. Des vidéos ont été mises à disposition pour pratiquer, dédramatiser la transition, balayer les appréhensions et apprivoiser Ubik. Tout cela a créé un réel enthousiasme face à la transition.
L’utilisation d’Ubik aujourd’hui dans les pharmacies du CCSSSBJ
Aujourd’hui, la nouvelle solution de gestion d’officine Ubik au CCSSSBJ supporte les différentes pratiques des pharmaciens et du personnel en pharmacie qui commencent, par exemple, à utiliser les calendriers, faire les inventaires des médicaments COVID, partager les informations cliniques et faire des suivis. Bref, ils sont en train de se l’approprier pour développer des services qui ne pouvaient pas être offerts avec Assyst Rx. Heureuse de la migration vers Ubik, Amélie Fortin affirme : « TELUS est capable d’une grande adaptabilité; même si les pharmacies ont des petites particularités, ça vaut la peine d’explorer une transition vers Ubik, qui offre énormément de solutions. »
Vous avez des questions sur Ubik ou le processus de transition de votre solution de gestion d’officine à Ubik? Consultez notre page web Passez à Ubik ou contactez notre équipe.