Optimiser les programmes de bien-être avec une approche basée sur les données

Les employeurs offrent des programmes de bien-être dans le but d’investir dans leur main-d’œuvre. Et une main-d’œuvre heureuse et en bonne santé peut être leur plus grand atout.

Alors que la pandémie se prolonge et touche les employés de différentes façons, les employeurs cherchent des moyens pour répondre aux besoins de leurs employés tout en maintenant les coûts de leurs programmes de bien-être à des niveaux raisonnables. L’exploitation de données qui vise à obtenir une image plus claire des dépenses en avantages sociaux des employeurs, ainsi que de l’évolution des besoins des employés, pourrait être une partie de la solution.

Une stratégie de bien-être soigneusement conçue et basée sur des données peut aider les employeurs à personnaliser leurs offres et à allouer les ressources de manière plus efficace. Cela peut améliorer leurs programmes de bien-être en général, mener à une plus grande participation et aider à obtenir de meilleurs résultats de santé.

L’importance du bien-être des employés.

Lorsque les entreprises investissent dans le bien-être de leurs employés, elles investissent également dans une amélioration de la productivité globale de leur organisation.

Les statistiques démontrent que les employés canadiens présentant deux ou plusieurs facteurs de risque liés au mode de vie (tels que la sédentarité, la surcharge pondérale, le tabagisme ou une forte consommation d’alcool) sont absents cinquante pour cent plus souvent que ceux qui ne présentent pas ces facteurs de risque, et qu’ils coûtent deux à trois fois plus cher à leur employeur en matière de prestations de santé. Selon le Conference Board du Canada*, chaque année, l’absentéisme des employés équivaut à des milliards de dollars en perte de revenus directs pour les employeurs canadiens.

Les maladies liées à la santé mentale sont également devenues un enjeu coûteux pour les employeurs ; la Commission de la santé mentale du Canada rapporte qu’environ trente pour cent des demandes d’invalidité de courte et de longue durée au Canada sont attribuées à des problèmes et des maladies de santé mentale. Elle indique aussi que depuis 2011, les problèmes et maladies de santé mentale chez les adultes actifs au Canada ont coûté aux employeurs plus de 6 milliards de dollars en perte de productivité due à l’absentéisme, au présentéisme et au roulement du personnel.

La pandémie actuelle aggravant encore les problèmes de santé mentale, les statistiques révèlent déjà que les maladies liées à la santé mentale continuent d’avoir un impact important sur les Canadiens.*

Avec l’attention croissante que suscite le bien-être des employés, les employeurs multiplient les efforts pour proposer de meilleures initiatives en matière de bien-être. Les 2020 Workplace Benefits Awards* (prix 2020 pour les avantages sociaux au travail) ont récompensé les employeurs canadiens qui se mobilisent pour privilégier la santé mentale et le bien-être de leurs employés.

Les entreprises se sont vues récompensées pour leurs approches holistiques et bien équilibrées* qui contribuent à promouvoir une culture du bien-être au travail. D’autres lauréats ont été récompensés pour leurs stratégies de santé mentale qui mettent l’accent sur le bien-être intégral des employés, ce qui commence avec les dirigeants de l’organisation* faisant activement la promotion de comportements positifs liés à la santé mentale. Une toute nouvelle catégorie a été créée cette année pour récompenser les efforts déployés par les entreprises qui ont su adapter leurs prestations au contexte de la pandémie et aider leurs employés à traverser cette période difficile.

Les avantages de « connaître ses chiffres ».

Pour concevoir et gérer un excellent programme de bien-être, les employeurs et les preneurs de régimes doivent d’abord comprendre les facteurs et les risques de santé susceptibles d’affecter la vie personnelle des employés et leur productivité au travail. En effet, les études indiquent de plus en plus que « connaître ses chiffres » peut entraîner une amélioration des risques de santé des employés.

« Cela aide l’employeur à définir l’orientation et les objectifs du programme de bien-être avant sa mise en place », explique Tia Milosevic, chef de produit, activation de données, à TELUS Santé. « Une approche basée sur les données aide l’employeur à réfléchir aux différentes informations qui doivent être collectées et surveillées pour évaluer l’efficacité du programme ainsi que la manière dont ces indicateurs peuvent aider à l’ajuster au fil du temps. »

Lorsque les données sont utilisées pour la conception et le suivi d’un programme de bien-être, les employés ont tendance à obtenir des prestations et des initiatives mieux adaptées à leur état de santé et à leurs objectifs de bien-être.

Mais même avec cette attention accrue pour le bien-être au travail, peu d’entreprises utilisent les données pour évaluer et mesurer l’impact de leurs programmes de bien-être sur la santé de leurs employés et la productivité de leur organisation.

En effet, seulement vingt-deux pour cent des preneurs de régimes déclarent recevoir régulièrement des analyses concernant les demandes de remboursement qui permettent d’identifier les principaux états pathologiques de leurs employés, selon le Sondage Sanofi Canada sur les soins de santé de 2020. Ce sondage a également révélé que les employeurs comptant 500 employés ou plus sont quelque peu plus susceptibles d’obtenir ces informations régulièrement (27 %) et, parmi les trente et un pour cent qui ne reçoivent pas du tout ces données, plus de la moitié (58 %) souhaiteraient les obtenir.

« Il y a de plus en plus d’intérêt à accéder aux données dans le but de soutenir l’introduction et le maintien d’un programme de bien-être », note Mme Milosevic. « C’est un gros investissement initial pour un employeur, qu’il doit faire souvent et en amont, mais les avantages d’un programme ne sont pas aussi évidents en l’absence de données. »

Néanmoins, certains employeurs se tournent de plus en plus vers la collecte de données pour optimiser leurs programmes de bien-être au travail. L’équipe chargée de la santé et du bien-être chez Magna International Inc. a ciblé les initiatives de bien-être en suivant quatre étapes : l’analyse des données, la recherche et la conception, la mise en œuvre et l’évaluation. Pour ce faire, l’équipe de ce fabricant canadien de pièces automobiles examine les données relatives aux demandes de remboursement, les tendances de l’industrie et les commentaires des employés, puis utilise ces informations pour adapter ses programmes, améliorer l’engagement des employés et avoir un impact plus important sur la santé des travailleurs. Ainsi, les employés qui prenaient part au programme de bien-être de Magna ont, en moyenne, obtenu de meilleurs résultats en matière de santé et ont réduit leur taux d’absentéisme.

L’utilisation régulière de données peut améliorer les résultats de santé.

Un programme de bien-être peut se baser davantage sur les données et ainsi donner un aperçu plus précis du bien-être des employés en recueillant et en analysant des informations provenant de sources telles que : les demandes de remboursement, les données démographiques, les commentaires des employés, les tests de dépistage biométriques et les questionnaires d’évaluation des risques de santé. Cela peut aider à dresser un tableau plus précis du bien-être des employés et déterminer les domaines dans lesquels les entreprises devraient allouer plus ou moins de ressources ; que ce soit pour la réduction du stress, les changements d’habitudes de vie tels que le tabagisme, le bien-être psychique ou même la santé financière. Les taux de participation aux programmes, les résultats cliniques et l’utilisation des soins de santé (y compris les mesures d’adhésion) peuvent également aider à orienter la conception des avantages sociaux et des initiatives en matière de bien-être.

Si elles sont utilisées de manière régulière et cohérente, ces informations peuvent aider l’employeur à optimiser son programme de bien-être en proposant des offres plus personnalisées et des ressources mieux ciblées. Elle peut permettre aux employeurs de mieux planifier les futures initiatives du programme et continuer à améliorer la santé et le bien-être des employés. À long terme, cette personnalisation peut conduire à de meilleurs résultats en matière de santé, à un meilleur engagement des employés et à une réduction des pertes dues à l’absentéisme.

Bien entendu, la vie privée des employés est une préoccupation majeure dès que l’on aborde la question de la collecte de données. Il est important de noter que les employeurs doivent examiner la réglementation en vigueur relative à la protection de la vie privée avant de recueillir et d’utiliser des données sur la santé de leurs employés. Les employeurs doivent se conformer à la réglementation canadienne sur la protection de la vie privée afin de s’assurer que les informations recueillies sont conservées séparément et de façon sécuritaire.

Mais même avec ces restrictions en matière de collecte de données, les employeurs peuvent toujours obtenir des informations fiables sur les besoins physiques, mentaux et financiers de leurs employés afin de mettre en place un programme de bien-être efficace et complet.

Faire passer les programmes de bien-être à un niveau supérieur.

Un programme de bien-être bien conçu et basé sur l’analyse de données peut faire passer les organisations à un niveau supérieur et aider les employeurs à créer une réelle culture du bien-être au travail. Ce qui commence par une stratégie basée sur les données visant à optimiser le régime d’avantages sociaux peut évoluer vers la mise en place de changements durables au sein de l’entreprise.

Mme Milosevic conseille aux employeurs, lorsqu’ils en sont à la phase de lancement d’un programme de bien-être, de réfléchir à des mesures de résultats quantifiables qu’ils aimeraient suivre tout au long du programme. « Savoir ce qu’ils veulent utiliser comme indicateurs clés de performance les aidera à concevoir les programmes de bien-être de façon à mesurer et atteindre leurs objectifs en toute confiance. Les données deviennent un élément de la conception du programme et non une réflexion après coup. »

Elle souligne que « l’ensemble des indicateurs clés de performance sur lesquels une organisation décide d’évaluer son programme de bien-être dépend réellement de la culture, des priorités et des domaines d’amélioration auxquels l’organisation accorde de l’importance. »

Lors de l’évaluation d’un programme, parallèlement au calcul du retour sur investissement (RSI), une nouvelle approche consiste à calculer le VOI (value on investment) — soit la valeur d’investissement du programme de bien-être.

L’évaluation de la valeur d’investissement prend en compte des facteurs tels que l’engagement des employés, le recrutement, l’absentéisme, la viabilité financière globale et la croissance de l’organisation.  Outre l’augmentation des taux de participation, trois facteurs — un niveau plus élevé de communication sur le bien-être, une volonté de solliciter l’avis des employés et un effort pour inclure les familles — sont des thèmes récurrents dans les organisations ayant un RSI et VOI positifs ainsi qu’une excellente culture d’entreprise.

Un VOI positif pour un programme de bien-être est le résultat d’une culture du bien-être au travail efficace et d’une main-d’œuvre plus heureuse et plus productive. Et bien que cela ne puisse pas toujours être mesuré en dollars, les performances de l’organisation en seront sans doute le reflet.

*disponible en anglais seulement

1 The Business Case for a Healthy Workplace, Health and Safety Ontario, https://www.wsps.ca/WSPS/media/Site/Resources/Downloads/BusinessCaseHW_Final.pdf?ext=.pdf

2 Magna’s data-driven wellness strategy proving focus on analytics reduces costs, Benefits Canada, Nov.9 2020, https://www.benefitscanada.com/news/magnas-data-driven-strategy-proving-focus-on-employee-health-reduces-costs-152198
3 Ibid
4 Workplace Wellness Trends, International Foundation of Employee Benefit Plans, https://www.ifebp.org/pdf/Wellness-trends-preview-19.pdf#search=VOI
5 International Foundation of Employee Benefit Plans, https://www.ifebp.org/aboutus/pressroom/releases/Pages/Employers-Using-VOI-to-Measure-Wellness-Program-Success.aspx