Conseils pour une transition réussie vers un nouveau DME

Les raisons pour lesquelles votre clinique gagnerait à se doter d’une nouvelle solution DME sont nombreuses : votre plateforme actuelle n’est peut-être plus prise en charge, ou elle a changé de propriétaire. Peut-être comporte-t-elle aussi certaines limites qui nuiront à la stratégie de croissance de votre clinique. Peu importe la raison qui motive votre choix de changer de DME, il est important de préparer le terrain pour assurer une transition harmonieuse.

La clinique ELNA, située à Saint-Mathieu-de-Beloeil, au Québec, s’est récemment dotée d’une nouvelle solution DME. À la lumière des leçons qu’elle a tirées de cette expérience, voici quelques conseils et suggestions à l’intention d’autres cliniques qui envisagent de se lancer dans le même projet.

Ciblez vos besoins actuels et futurs

Même si toutes les solutions DME sont conçues pour optimiser la gestion des cliniques et faciliter la continuité des soins, chacune d’elles possède des caractéristiques distinctes qui répondent à des besoins précis.

Réfléchissez aux caractéristiques que vous recherchez dans une nouvelle solution. Doit-elle intégrer des outils, comme des gabarits, des formulaires ou des tableaux de bord qui fournissent des renseignements précieux sur vos patients? Quelles options doit-elle offrir pour simplifier vos activités et mobiliser vos patients?

Bien sûr, comme vos besoins changent au fil du temps, vous recherchez une solution DME qui peut s’adapter à votre évolution. Optez donc pour un fournisseur avant-gardiste qui améliore constamment sa plateforme DME.

Faites participer tous les membres clés au processus décisionnel

Essentiellement, le DME sert de centre des opérations de votre clinique; votre équipe doit donc y avoir accès. Avant de prendre une décision, il est préférable de laisser à toutes les parties prenantes la chance d’exprimer leurs besoins et leurs désirs. Restreignez ensuite vos choix à deux solutions et planifiez une rencontre avec chaque fournisseur de DME pour qu’il présente sa solution à l’équipe.

Deux mots d’ordre : planification et communication

Lorsque votre équipe a fait son choix, il est temps de penser stratégie. En travaillant avec votre fournisseur, fixez une date de mise en œuvre, puis décrivez les étapes pour y arriver (réunions périodiques, configuration des droits d’accès, formation, choix des superutilisateurs). N’oubliez pas d’indiquer tout élément qui pourrait avoir une incidence sur l’échéancier, comme une période de vacances.

Patience durant les premiers jours

Tout passage à un nouveau DME apporte son lot d’irritants, mais ceux-ci ne sont que temporaires. Afin d’assurer une transition en douceur :

• Familiarisez-vous avec le nouveau DME avant de voir des patients et faites des mises en situation.
• Doublez les durées de rendez-vous afin de vous donner plus de temps pour apprivoiser la nouvelle plateforme durant les premiers jours.
• Informez vos patients que vous êtes en période de transition et demandez-leur de faire preuve de patience.

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